会議が終わったあと、廊下やチャットで本音が出る。これは会議の設計に問題があるサインです。
そして原因はかなり特定できます。日本の多くの会議は、E型・N型に最適化された形式で運用されているからです。他のタイプは「意見がない」のではなく、その形式では出せていません。
自分のタイプが分からない場合は40問の診断へ。
なぜ会議はE型の独壇場になるのか
E型は話しながら考えがまとまり、I型は考えがまとまってから話します。
会議は「その場で口に出す」ことを前提とした形式です。E型にとってこれは思考の場ですが、I型にとっては成果発表の場です。まだまとまっていないものを発表しろと言われても出てきません。
だから沈黙する。そして沈黙は同意と解釈される。会議は「発言した人の意見」だけで決まり、決定のあとにI型が「あれは反対だった」と言い出す。E型は「なんで言わなかったんだ」と怒る。
どちらも悪くありません。形式が片方にしか合っていないだけです。
4つの設計変更
1. 議題と論点を24時間前に共有する
いちばん効く一手です。I型は準備さえできれば、E型より深い意見を出します。
共有するのは「議題」だけでは足りません。「何を決めるのか」「決めるために何を判断する必要があるのか」まで書く。これがあると、I型は当日までに考えを言語化できます。
2. 会議中に「3分黙って各自書く」時間を入れる
議論が発散したところで一度止め、全員が3分間、自分の考えを手元に書く。そのあと順番に読み上げる。
声の大きさで決まる構造を、これだけで切れます。 そして書く時間はE型にとっても有効で、勢いで言ったことと本当に思っていることが分離します。
3. 決定は会議後24時間の非同期期間を置く
会議の最後に「これで決まりですね」と締めるのをやめ、「異論があれば明日17時までにチャットへ」に変える。
I型はここで出してきます。J型は「決まっていない」ことが不安なので、「明日17時に確定」と期限を明示するのがセットです。
4. 発言していない人に名指しで振らない
これは逆効果です。I型に「◯◯さんはどう思う？」と急に振ると、その場で作った当たり障りのない答えが返ってきます。
代わりに「あとでチャットでもいいので聞かせてください」と言う。I型はこれで出せます。
軸ごとに会議で起きること
S / N ：議論が噛み合わない
N型は前提や構想を話し、S型は実行の具体を話します。
N型が「そもそもこの施策の目的は」と言い、S型が「今それを議論しても仕方ない」と返す。逆にS型が手順の細部を詰め始め、N型が「枝葉の話だ」と苛立つ。
対処：会議の冒頭で「今日は前提を議論する会か、実行を決める会か」を宣言する。
この一言で、噛み合わない議論の大半が消えます。混ぜると必ずどちらかが「時間の無駄だった」と感じます。
T / F ：反対意見の出し方
T型は案そのものを否定します。 「それは成立しない」。T型にとってこれは案への評価であって、提案者への評価ではありません。
F型は、案の否定を人の否定として受け取ります。 そして自分が反対するときは、相手が傷つかない言い方を探して、結果として反対だと伝わらない。
対処：
- 反対意見は「案A・案B」の形にして、提案者の名前から切り離す。 誰の案かを消すだけで、F型が反対しやすくなります
- T型は、否定する前に「この案の良い部分」を一つ言う。 5秒のコストで、以降の議論が成立します
- F型の「うーん、いいと思います」は同意ではないことが多い。語尾が曖昧なら、非同期で改めて聞く
J / P ：決まる／決まらない
J型は会議を「決めるための場」と考え、P型は「選択肢を広げる場」と考えます。
J型は時間内に決めたい。P型はまだ情報が足りないと感じている。会議が終わるとき、J型は「やっと決まった」、P型は「早すぎる」と思っている。
対処：議題ごとに「今日決める／今日は広げるだけ」を明示する。 広げる会だと分かっていればJ型も耐えられますし、決める会だと分かっていればP型も準備してきます。
タイプが偏った会議で起きること
| 偏り | 起きること | 補い方 |
|---|---|---|
| E型ばかり | 発言量は多いが、決まらない | 書く時間を入れる |
| I型ばかり | 沈黙が続き、議論が起きない | 事前に意見を集め、会議は確認に使う |
| N型ばかり | 構想が広がり、実行に落ちない | 「次の一手は誰が何をいつまでに」を必ず最後に |
| S型ばかり | 目の前の改善は進むが、前提を疑わない | 前提を疑う役を輪番で置く |
| T型ばかり | 議論は速いが、離脱者に気づかない | 決定後に個別で温度を確認する |
| F型ばかり | 空気は良いが、言うべき問題が出ない | 匿名で懸念を集める仕組みを置く |
| J型ばかり | 決まるが、決まったあとに情報が来ても変えない | 見直しのタイミングを最初から予定に入れる |
| P型ばかり | 決まらない | 決定期限を先に置く |
偏りは欠点ではなく、「このチームは何を見落とすか」の予測情報です。 見落とす場所が分かっているなら、そこだけ仕組みで補えばいい。
明日から変えられる3つ
- 議題に「何を決めるか」を書いて前日に送る
- 議論の途中で一度、3分の沈黙タイムを入れる
- 会議の終わりに「明日17時までに異論があれば」と付ける
この3つは、誰のタイプを知らなくても実行できます。MBTIの知識が要るのは、なぜこれが効くのかを理解するときだけです。
発言量の偏りをなくす
会議で意見が偏るのは、意見の質ではなく、発言のしやすさの差によることがほとんどです。
その場で考えて話せる人が発言し、考えてから話す人が黙ります。 結果として、後者の意見が議事録に残りません。
これを解消する方法はいくつかあります。
議題を事前に配る。 最も効果が大きく、コストが低い方法です。考える時間があれば、両方が発言できます。
書いてから話す。 最初の三分を沈黙にして各自が書き、そのあと順番に読み上げます。発言の順序による影響も減ります。
順番に指名する。 手を挙げる形式をやめ、全員に順番が回るようにします。
会議後に追加を受け付ける。 その場で出なかった意見を、後から書面で受け取ります。
発言していない人に直接聞く。 ただし、これは準備なしだと負担になります。事前に議題が共有されていることが前提です。
会議の種類を分ける
一つの会議で複数の目的を扱うと、必ずどちらかが犠牲になります。
発散のための会議。 案を広げる場です。この場で実現可能性の指摘を入れると、案が出なくなります。「今は評価しない」と最初に宣言してください。
収束のための会議。 決める場です。この場で新しい案を出されると、決まりません。「今日は決める」と宣言してください。
共有のための会議。 情報を伝える場です。議論が必要なら別の場を設けてください。
この三つを混ぜないことが、会議の質を最も大きく変えます。
そして、種類によって向いている人が違います。発散の場では、連想が広がる人が力を発揮します。収束の場では、判断基準を持っている人が力を発揮します。両方を同じ人に求めると、どちらも中途半端になります。
したがって、会議の種類を明示するだけで、参加者が自分の役割を判断できるようになります。
決まらない会議への対処
会議が決まらないまま終わるとき、原因はいくつかに分類できます。
判断基準が決まっていない。 何を優先するかが合意されていないと、意見が並列に並ぶだけで比較できません。最初に基準を決めてください。
決定権者が不在。 誰が決めるのかが曖昧だと、全員が意見を言うだけで終わります。
情報が足りない。 判断に必要な情報が揃っていません。この場合は、次回までに何を調べるかを決めるのが正しい結論です。
まだ案を出したい人がいる。 収束の場で発散が続いています。「今日は決める」と宣言していないことが原因です。
決めることのリスクが高い。 決めない状態を続けることで、責任を回避しています。この場合、期限を切るしかありません。
いずれの場合も、「決まらなかった」で終わらせず、原因を特定して次の手順を決めてください。
議事録と決定の残し方
会議で決まったことが実行されない場合、記録の形に問題があることがあります。
決定事項と検討事項を分けてください。 混ざっていると、決まったのかどうかが後で分かりません。
担当と期限を必ず書いてください。 「対応する」だけでは実行されません。誰がいつまでにやるかを明示します。
決めなかったことも書いてください。 「今回は決めない」と決めたのなら、それも決定です。書いておかないと、次回同じ議論を繰り返します。
その場で書いて、その場で確認してください。 会議の最後の三分で読み上げれば、認識のずれがその場で分かります。後で送ると、誰も読みません。
理由を一行残してください。 なぜその判断をしたのか。数か月後に必ず必要になります。
これらはタイプに関係なく有効ですが、特に「言わなくても分かるはず」と考えがちな組み合わせでは、記録の有無が結果を大きく分けます。
オンライン会議で起きる差
対面とオンラインでは、発言のしやすさが変わります。この変化は、タイプによって方向が違います。
オンラインで発言しやすくなる場合。 場の空気を読む負荷が減り、チャットで補えるためです。対面では発言できなかった人が、書き込みでは意見を出すことがあります。
オンラインで発言しにくくなる場合。 割り込むタイミングが掴めず、反応が見えないためです。対面なら表情で意思を示せますが、画面越しでは伝わりません。
対処として、チャットを併用してください。 発言と書き込みの両方を受け付けると、両方の人が参加できます。
そして、指名の順序を決めてください。 オンラインでは手を挙げる形式が機能しにくくなります。
録画と議事録の重要度が上がります。 対面より情報が落ちやすいため、記録で補う必要があります。
少人数と大人数の使い分け
会議の人数は、目的によって最適解が変わります。
決めるための会議は、少人数が有利です。 人数が増えるほど、決定に必要な合意の量が増えます。
案を出すための会議は、多様性が必要です。 ただし、人数を増やすと発言しない人が出ます。事前配布と書き出しの時間を組み合わせてください。
共有のための会議は、人数を問いません。 ただし、双方向のやり取りが不要なら、文書で足ります。
そして、人数が増えるほど、発言量の偏りが大きくなります。 十人の会議で実際に話しているのは三人、という状態は珍しくありません。
必要な人だけを呼んでください。 参加者を減らすことは、会議の質を上げる最も簡単な方法です。関係が薄い人にとっては、参加すること自体が消耗になります。
会議の前後にできること
会議の質を上げる工夫の多くは、会議中ではなく前後にあります。
前日までに議題を配る。 最も効果が大きく、コストが低い方法です。考える時間があれば、発言できる人が増えます。
目的を一行で書く。 発散なのか、収束なのか、共有なのか。これが書いてあるだけで、参加者の準備が変わります。
参加者を絞る。 関係の薄い人にとって、参加そのものが消耗です。呼ばないことは配慮になります。
終了時刻を先に決める。 延長を前提にすると、前半が緩みます。
最後の三分で決定事項を読み上げる。 認識のずれが、その場で分かります。
そして、会議後に追加を受け付ける。 その場で出なかった意見を、書面で受け取ってください。考えてから話す人の意見は、ここで出てきます。
よくある質問
Q. 特定の人しか発言しません
議題を事前に配ってください。考える時間があれば発言できる人がいます。
Q. 案が出ません
発散の場で評価が入っている可能性があります。「今は評価しない」と宣言してください。
Q. 決まらないまま終わります
判断基準が決まっていないか、決定権者が不在の可能性があります。
Q. 決まったことが実行されません
担当と期限が書かれていない可能性があります。
Q. 会議が長くなります
複数の目的が混ざっている可能性があります。発散、収束、共有を分けてください。
Q. 発言しない人の意見を聞きたいのですが
その場で指名するより、事前配布か会議後の書面受付が有効です。
Q. 上司や部下との関わりも知りたいのですが
→ 上司と部下の関係でMBTIを使う にまとめています。
Q. 自分のタイプを知りたいのですが
→ 40問のタイプ診断 で確認できます。